Rechnungslegungspflichtige Unternehmen oder Unternehmen, die freiwillige Bücher führen, müssen jährlich eine Inventur durchführen. Inventur ist die Tätigkeit der körperlichen Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden durch Zählen, Messen, Wiegen zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Unternehmen.
Die Inventur stellt eine Kontrollmöglichkeit dar, womit die tatsächlich vorhandenen Bestände mit den sich aus den Büchern ergebenden Beständen verglichen werden können. Somit können Verluste, die etwa durch Diebstahl oder Schwund entstanden sind, aufgedeckt werden. Weiters stellt die Inventur einen Bestandteil des Jahresabschlusses dar und beeinflusst somit das Betriebsergebnis.
Rechnungslegungspflichtige Unternehmen
Als rechnungslegungspflichtige Unternehmen gelten etwa Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) oder auch Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG, KG), wenn diese die Umsatzschwellen (€ 700.000 in zwei aufeinander folgenden Jahren oder € 1.000.000 einmal) überschreiten. Ausgenommen von einer Inventurerstellung sind freie Berufe (Anwälte) und Land- und Forstwirte.
Die Inventur hat am Ende des letzten Arbeitstages im alten Wirtschaftsjahr oder zu Beginn des ersten Arbeitstages im neuen Wirtschaftsjahr zu erfolgen. Bei den meisten Unternehmen fällt das Ende des Geschäftsjahres auf den 31.12., daher wird dieser oft als Tag der Inventur angesetzt. Es gibt jedoch noch weitere Inventurmethoden (z.B. Stichprobeninventur, permanente Inventur), die sich im Zeitpunkt, zu dem die Bestandsaufnahme durchzuführen ist, unterscheiden.
Ist die Buchhaltung anzupassen?
Für die Durchführung der Inventur sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einzuhalten. Darunter fällt neben der Vollständigkeit und Richtigkeit der Inventur insbesondere der Grundsatz der Nachprüfbarkeit. Das bedeutet, dass die Inventurmaßnahmen so zu dokumentieren sind, dass sie ein Sachverständiger ohne besondere Schwierigkeiten nachvollziehen kann. Weiters sollen Aufzeichnungen (etwa Zähllisten) nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen. Diese Aufzeichnungen der Inventur sind sieben Jahre aufzubewahren.
Weicht nun das Ergebnis der Inventur – etwa aufgrund gestohlener Waren – von den Büchern ab, ist die Buchhaltung anzupassen. Die Differenz fließt dabei in die Gewinn- und Verlustrechnung ein und spiegelt sich in der Bilanz wider.
Schätzung durch die Finanz
Führt ein Inventurfehler zu einem nicht unwesentlichen formellen oder sachlichen Mangel, ist die Finanz zur Schätzung verpflichtet. Als wesentliche Mängel können unter anderem das Fehlen von Inventurlisten, unvollständige oder unrichtige Aufnahmen der Bestände oder das Fehlen von für die Inventur unerlässlichen Grundaufzeichnungen (Schmierzettel, elektronische Warenwirtschaftssysteme etc.) angesehen werden.
Eine Inventur ist zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Somit sind eine gute Planung und eine strukturierte Durchführung wertvoll.
Wir beraten Sie gerne, welche Methode der Inventur für Sie sinnvoll ist. Weiters unterstützen wir Sie bei der Einhaltung der notwendigen Dokumentation der Inventur.