In Deutschland dürfen ab 1.1.2025 Rechnungen zwischen Unternehmen nur mehr elektronisch ausgestellt werden.
Die EU-Kommission möchte im Zuge der „VAT in the Digital Age“ (ViDA) das Mehrwertsteuersystem vereinfachen und an die Digitalisierung anpassen. Zu diesen Maßnahmen zählt u.a. auch die verpflichtende elektronische Rechnungsausstellung. Die ViDA–Maßnahmen sollen generell mit 2028 in Kraft treten. Deutschland hingegen holte eine ausdrückliche Genehmigung beim EU-Rat ein, um die E-Rechnungspflicht bereits im Jahr 2025 umsetzen zu können.
E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem klar definierten digitalen Format erstellt, verschickt und empfangen wird, sodass sie elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Es besteht die Möglichkeit, dass Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger das strukturierte elektronische Format vereinbaren können, solange es die erforderlichen Angaben enthält. Demnach bleibt ein gewisser Spielraum für unterschiedliche Rechnungsformate offen. Wichtig ist jedoch, dass eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung gilt.
Übergangsregelungen
Für die Jahre 2025 bis 2027 gibt es in Deutschland Übergangsfristen. Bis Ende 2026 können B2B-Umsätze (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen) noch auf Papier oder in älteren elektronischen Formaten abgerechnet werden, jedoch nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. Für 2027 bleibt diese Regelung nur für Unternehmen mit einem Umsatz unter € 800.000 gültig. Ab 2028 müssen dann alle Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen.
Auswirkungen für österreichische Unternehmen
Voraussetzung für die Pflicht zur elektronischen Rechnungsausstellung ist die Ansässigkeit in Deutschland. Leistender Unternehmer und Leistungsempfänger müssen daher ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben. Ist dieses Kriterium nicht erfüllt, kommt es zu keiner Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung. Für österreichische Unternehmen besteht daher eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, sobald sie eine „feste Niederlassung“ in Deutschland betreiben, sei es als Leistender oder Leistungsempfänger.
Unabhängig von den rechtlichen Konsequenzen bieten die E-Rechnungen insbesondere den Rechnungsempfängern enorme Vorteile, da sie eine automatisierte Verbuchung ermöglichen. Weil dadurch Aufwand und Fehlerquellen reduziert werden können, werden deutsche Unternehmen in der Regel kein Interesse mehr an mehrfachen Eingangsprozessen für Rechnungen haben. Es könnte daher sein, dass deutsche Unternehmen generell zu elektronischen Rechnungen wechseln werden und diese Übermittlungsart auch einfordern.